Mehr als ein Toolkit: Wie Unternehmen KI wirklich verankern

Nachbericht zum Webinar an der Handelskammer Hamburg (11.09.2025), gemeinsam mit der Akademie für Beruf und Karriere (ABK).

Am 11.09.2025 haben wir bei der Handelskammer Hamburg gemeinsam mit der Akademie für Beruf und Karriere das Webinar „Mehr als ein Toolkit: Wie man eine KI-Kultur im Unternehmen etabliert“ durchgeführt. Moderiert von Arian Okhovat Alavian (PANTA) und Urs-Johann Theissen (ABK) wurde deutlich: Der Erfolg von KI hängt nicht an den Tools selbst, sondern daran, wie Unternehmen sie einbetten. 

Die zentrale Botschaft

Erst wenn Strategie und Use Cases den Rahmen setzen, Leitplanken Sicherheit geben und ein Lernrhythmus entsteht, kann KI im Unternehmen wirksam werden. Entscheidend ist außerdem, die typischen Sorgen im Team ernst zu nehmen, von Fehlerangst bis zur Frage, wie frei werdende Zeit genutzt wird, und Multiplikator:innen aufzubauen, die Wissen in die Breite tragen. 

Im Folgenden sind die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Webinar zusammengefasst: 

Strategie & Use Cases zuerst

KI wird tragfähig, wenn sie in den Arbeitsalltag integriert ist. Nicht als Zusatz, sondern als Teil von Prozessen und Zielen. Praktisch heißt das: erst die Stoßrichtung klären (wo schafft KI in diesem Quartal nachweisbaren Nutzen?), dann ein bis zwei Use Cases auswählen, die echte Entlastung bringen, abteilungsübergreifend denken und Erfolge sichtbar machen. Als Change-Gerüst bewährt sich ADKAR (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement): ein gemeinsames Vokabular, mit dem Führung und Teams Veränderung strukturiert planen. 

Leitlinien & Governance geben Sicherheit

Viele Hemmungen sind Standardfragen: „Darf ich KI nutzen?“, „Welche Tools sind erlaubt?“, „Wer prüft Datenschutz und Qualität?“. Unsere Empfehlung: zu Beginn reicht eine kurze Mini-Policy (2–3 Do’s & Don’ts, z. B. Datenschutz, menschliche Prüfung), klare Verantwortlichkeiten (wer genehmigt, wer prüft) und definierte Rollen (Führung als Taktgeber, Mitarbeitende als Mitgestalter, HR/Compliance als Leitplanken). Das nimmt Schatten-IT den Boden und macht Diskussionen sachlicher.  

Ganz wichtig: Ängste adressieren - auch die Frage nach „gewonnener Zeit“

Ohne Orientierung verstärken Tool-Vielfalt und Einzelfall-Regeln Unsicherheit: Fehlerangst, Job-Sorgen, Vertrauensverlust bei Fehloutputs. Leitlinien und transparente Prozesse nehmen den Druck raus und schaffen Raum, frei werdende Zeit sinnvoll zu reinvestieren (Qualitätssicherung, Kundenkontakt, Onboarding, Dokumentation, gezielte Lernzeit). Wichtig ist, diese Re-Investition bewusst zu steuern und regelmäßig sichtbar zu machen.  

Lernen als Prozess, nicht als Event

KI ändert sich laufend; Lernen muss Schritt halten. Was sich in Projekten bewährt: monatliche Sprechstunde, „Use Case der Woche“, kurze How-tos/FAQs, interne Showcases und eine zentrale Wissensdatenbank mit Guidelines und Beispielen. Ergänzend helfen interne Lernpfade (interne „KI-Akademie“, Pflicht- und Vertiefungstrainings, Learning on Demand) sowie externe Impulse aus Hochschulen, Verbänden und Netzwerken. Seit Februar 2025 ist AI-Literacy zudem regulatorische Pflicht. 

Format-Portfolio für Beteiligung und Tempo

Breite Beteiligung entsteht, wenn Lernen erlebbar wird: Lunch-&-Learn-Formate, Hackathons, Ideen-Challenges und Peer-Learning senken Hürden und holen das Thema in den Alltag. Communities of Practice sorgen dafür, dass gute Lösungen sich verbreiten; interne „KI-Champions“ machen Erfolge sichtbar. Extern halten Konferenzen, Verbandsarbeit (z. B. KI.NRW, Bitkom, BVDW) und punktuelle Coaches das Niveau aktuell.

Und als erfolgversprechendster Hebel: KI-Botschafter:innen

Wenn Strategie, Use Cases, Leitlinien und Lernrhythmus stehen, werden Botschafter:innen zum Hebel in die Fläche. 1–2 Personen pro Bereich, fachlich verankert, mit Lust aufs Erklären. Sie kuratieren Beispiele aus dem eigenen Kontext, beantworten Fragen im Tagesgeschäft und bringen Rückmeldungen zurück in Governance und Trainings. Das Prinzip kennt man aus früheren O365/Teams-Einführungen (Champions-Modelle). „Hilfe aus der Domäne“ beschleunigt Adoption spürbar. In Hamburg wird dieses Muster auch bei großen Unternehmen sichtbar, etwa bei der Otto Group, die öffentlich über interne KI-Multiplikatoren berichtet. 

Konkrete Maßnahmen aus der Session kompakt zusammengefasst: 

• Mini-Policy & Kick-off: kurz erklären, warum KI jetzt relevant ist; 2–3 Do’s & Don’ts; Anlaufstelle (Teams/Slack-Kanal „Fragen zu KI“). 

• Quick Wins testen: z. B. Meeting-Notizen automatisieren, kurz im Team zeigen, Feedback einsammeln, verbessern. 

• Rollen & Prozesse: erlaubte Tools festlegen, Freigabewege und Prüfpfade klären; Governance-Team oder KI-Ethikrat benennen. 

• Lernrhythmus etablieren: Sprechstunde, „Use Case der Woche“, How-tos/FAQs, interne Showcases, Lernpfade. 

• Beteiligung skalieren: Lunch & Learn, Hackathons, Ideen-Challenges, Communities of Practice, interne „KI-Champions“. 

• Extern andocken: Hochschulen/Verbände/Netzwerke, Konferenzen, externe Coaches. 

• Erfolge sichtbar machen: Zeitersparnis, Qualitätsgewinne, Zufriedenheit regelmäßig dokumentieren und teilen. 

Das Webinar zeigte: KI wird dann wirksam, wenn Menschen, Routinen und Werte mitwachsen. Tools sind nur der Anfang. PANTA und ABK setzen genau dort an: klare Leitplanken, messbare Quick Wins und Lernformate, die bleiben. In Hamburg bieten PANTA und die ABK gemeinsam Präsenz-Schulungen an (z. B. „KI-Experte“).